Estilo y Formato en excel

Si utiliza habitualmente las mismas opciones de formato para las celdas de las hojas de cálculo, tal vez considere conveniente crear un estilo de formato (un conjunto de opciones de formato) que pueda guardar con su libro y utilizar siempre que aplique formato a los datos con los mismos atributos. Después de crear un nuevo estilo de formato, o modificar uno existente, puede utilizarlo en cualquier hoja de cálculo del libro, o puede copiarlo en otros libros abiertos. En Excel, resulta muy sencillo:

• Crear estilos propios
• Aplicar estilos existentes
• Copiar o combinar estilos de otros libros
• Eliminar estilos personalizados

Crear estilos propios

Hay varias formas de crear estilos propios mediante el cuadro de diálogo Estilo (menú Formato, comandoEstilos).

La forma más sencilla de crear un nuevo estilo consiste en utilizar las celdas que tienen las características de formato que desea asignar al estilo. Este proceso se denomina crear un estilo según un ejemplo, ya que se utiliza el propio formato de la hoja de cálculo para definir el estilo.

Si no aplica formato a las celdas antes de crear un estilo, se mostrará el estilo Normal en el cuadro Nombre del estilo. Excel contiene varios estilos predefinidos además del estilo Normal, entre los que se incluyen los estilos Millares, Moneda y Porcentual. Puede modificar cualquiera de estos estilos (o cualquier otro que defina).

Crear un nuevo estilo a partir de un formato existente

1. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
2. En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.

Crear un estilo desde el principio

1. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
2. En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.
3. Haga clic en Modificar.
4. En El estilo incluye, especifique las características de estilo que desee.
5. Haga clic en Aceptar para guardar el estilo y aplicarlo al rango seleccionado, o haga clic en Agregar para guardar simplemente el estilo.

Modificar un estilo existente

1. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
2. Haga clic en Modificar.
3. Actualice el estilo mediante las fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas.
4. Haga clic en Aceptar dos veces.

 NOTA   el estilo actualizado se cambiará en todo el libro.

Aplicar estilos existentes

Puede aplicar rápidamente un estilo existente en el libro, ya sea un estilo predefinido o uno que haya creado. Los estilos comunes, como el Estilo millares , Estilo moneda  y Estilo porcentual  también están disponibles en la barra de herramientas Formato. Se pueden aplicar otros estilos mediante el comando Estilo del menú Formato.

Aplicar un estilo

1. Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea aplicar el estilo.
2. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
3. En la lista desplegable Nombre del estilo, haga clic en el estilo que desea aplicar.
4. En El estilo incluye, seleccione todas las clases de estilos que desea aplicar.

Combinar estilos de otros libros

Cuando crea un nuevo estilo, puede utilizarlo solamente en el libro donde lo crea: el nuevo estilo se guarda en el libro actual y no se muestra en los demás libros. (De este modo, no mezclará estilos de su cartera de valores con los del presupuesto de gastos de su compañero.) Sin embargo, puede copiar o combinar estilos de otros libros en el libro actual.

La combinación es una herramienta eficaz, pero debe utilizarla con cuidado. Si el libro en el que combina estilos tiene nombres de estilos coincidentes, los nuevos estilos pueden sobrescribir los estilos existentes y aplicarse a todo el libro.

Combinar estilos de otros libros de Excel

1. Abra el libro de origen (el libro del que desea copiar estilos) y el libro de destino (el libro en el que desea copiar los estilos).
2. Active el libro de destino.
3. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
4. Haga clic en Combinar.
5. En el cuadro Combinar estilos de, seleccione el nombre del libro del que desea copiar estilos (el libro de origen) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Excel copia todos los estilos del libro de origen al libro de destino. Si el libro de origen contiene estilos de formato que tienen los mismos nombres que los estilos del libro de destino, aparecerá un mensaje de advertencia en el que se le pregunta si desea combinar los estilos con nombres coincidentes. Si hace clic en Sí, se combinarán los estilos, y los estilos de origen se aplicarán a todo el libro.

 NOTA   el comando Deshacer no puede revertir los efectos de la combinación. Asegúrese de que desea copiar todos los estilos del libro de origen en el libro de destino. Es posible que desee eliminar también todos los estilos que no desee antes de iniciar el proceso de combinación.

Eliminar estilos personalizados

Puede eliminar todos los estilos personalizados que ya no necesite. No puede eliminar el estilo Normal. Asimismo, si elimina el estilo Moneda, Millares o Porcentual, no podrá utilizar el botón Estilo millares , Estilo moneda  ni Estilo porcentual  de la barra de herramientas Formato.

Eliminar un estilo

1. En el menú Formato, haga clic en Estilo.
2. En la lista desplegable Nombre del estilo, seleccione el estilo personalizado que desea eliminar 

http://manuales.cursoscnc.com/?sel=excel_a&psel=tema_2/formatos_e&PHPSESSID=05a01cf070872bc03c88a0ca85879341

~ Excel ~

F I C H A    I N I C I O      

Barra de Inicio (cinta de opciones): En esta cinta nos muestra una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

COMANDOS:

Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los menús de Excel es la siguiente:

Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha.  Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel . 

Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

FUENTE:

Esta, es la de formato. En ella encontramos el color de letra, si se puede poner en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en lugar del subrayado normal, aparece una segunda línea de subrayado).

Esta, es la de formato. En ella encontramos el color de letra, si se puede poner en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en lugar del subrayado normal, aparece una segunda línea de subrayado).

También podemos escoger el numero y tipo de letra, con la opción de color de relleno (esta es como si fuera marca textos). 

Entre otra de sus opciones esta el dar bordes a la(s) tabla(s), y dos botones especiales para modificar el tamaño de letra.

Cuando se abre la ventana de “Formato de Celdas”, esta cuenta con diferentes tipos de opciones, entre ellos están los de esta sección (Fuente), y otras variadas, que han sido mescladas. En “Formato de Celdas” se encuentran también las secciones/opciones de trabajo de Numeración, Alineación, Proteger, Relleno, Bordes y Fuente (las ultimas tres forman parte de la “sección u opción” de la ficha de inicio de la que estoy hablando, la cual lleva el nombre de la ultima)."

ALINEACION:

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. 

Algunas de las opciones de alineación de texto son:

Alineación del texto Horizontal: Que son: GENERAL, IZQUIERDA (Sangría):, CENTRAR, DERECHA (Sangría):, LLENAR, JUSTIFICAR, CENTRAR EN LA SELECCIÓN.

Alineación del texto Vertical: Superior,centrar, inferior y justificar.

NUMERO:

La opción número maneja diferentes categorías como lo es general, número, moneda, etc. Cuando se trabaja con cantidad ya sea dinero se selecciona moneda; o cantidades en las cuales se requiere una separación de miles y manipular los decimales se manejan estas opciones.

ESTILOS:

"Estilos" representa la modificación de la tabla en la hoja de cálculo. No despliega un cuadro de diálogo, pero contiene opciones claras sobre el formato que corresponde. Sus funciones son similares a las que conlleva la opción "Celdas", a excepción que éstas involucran lo que es la tabla en general. De derecha a izquierda, las opciones son Formato Condicional, Dar Formato como Tabla, y por último está Estilos de Celdas.

CELDAS:

La Opción “Celdas” es la sexta opción incluida dentro de la pestaña Inicio de la Banda de Opciones de Excel. En ella se encuentran las opciones referentes a la manipulación de cualquiera de las celdas de la hoja de cálculo (Insertar, Eliminar y Dar Formato).

MODIFICAR:

La ùltima ficha corresponde a modificar, en este casillero, del lado izquierdo se pude observar que se encuentra "Autosuma", "rellenar" y "borrar". Del lado derecho se encuentra la opcion nueva y diferente de los otros anteriores office excel, que es el botòn de "Ordenar y filtrar", esto como su nombre lo dice, ordena de orden ascendente o descendente los caracteres seleccionados y tambièn tiene la caracteristica de poder filtrarlos. "Buscar y seleccionar" es la otra opcion del casillero "Modificar". 

F I C H A    I N S E R T A R

La ficha de menú Insertar Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y se encarga de todos los comandos que permiten insertar algún objeto o elemento dentro de un documento, tales como gráficos, tablas, imágenes, texto, y más.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Insertar se organizan en grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Insertar se describen a continuación:

 Tablas:

Tabla Dinámica: Resume los datos con una tabla dinámica.

Tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos relacionados.

Ilustraciones:

Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.

Imágenes prediseñadas: Inserta imágenes prediseñadas en el documento.

Formas: Inserta formas previamente prediseñadas como círculos, rectángulos, flechas etc.

SmartRrt: Inserta un gráfico SmartRart pera dar información visualmente.

Gráficos:

Columna: Inserta un gráfico de columna.

Línea: Inserta un gráfico de línea.

Circular: Inserta un gráfico circular.

Barra: Inserta un gráfico de barras

Área: Inserta un gráfico de áreas.

Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, también conocido como gráfico xy.

Otros gráficos: Inserta un gráfico de cotización, de superficie de anillos, de burbuja o radial.

Vínculos:

Hipervínculos: Crea un hipervínculo a una página web, una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa.

Texto:

Cuadro de Texto: Inserta un cuadro texto para colocarlo cualquier parte de la página.

Encabezado Pie de Página: Edita el encabezado o pie de página del documento.

WordArt: Inserta texto decorativo en el documento.

Línea de Firma: inserta una línea de firma que especifique a la persona que debe firmar.

Objeto: Inserta un objeto incrustado.

Símbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado.

 F I C H A    D I S E Ñ O   D E    P A G I N A

La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página, especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Diseño de Página se organizan en grupos: Temas, Configurar Página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar

Los elementos que forman parte de la barra de menú Diseño de página se describen a continuación:

Temas:

Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los colores las fuentes y los efectos.

Colores: Cambia los colores del tema actual.

Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.

Efectos: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar Página:

Márgenes: Establece el tamaño del margen del documento actual.

Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.

Tamaño: Elige el tamaño del papel actual.

Area de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa.

Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página impresa.

Ajustar Area de Impresión:

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión.

Alto: Reduce el alto de impresión.

Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.

Opciones de la Hoja:

Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura.

Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para facilitar la vista de impresión.

Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas.

Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.

Organizar:

Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa

Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos individuales.

Alínear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.

Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.

Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

Estructura de las tablas de Access

Comprender los conceptos básicos de una base de datos de Access

Una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo lo están partes de la misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la información en diversos orígenes que tendrá que coordinar y organizar.

Por ejemplo, supongamos que los números de teléfono de sus proveedores están almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de los productos, en un archivador y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres sitios. En una base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono se almacena sólo una vez, de modo que sólo tiene que actualizar esa información en un lugar. Como resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor, se actualiza automáticamente en cualquier lugar que lo utilice en la base de datos.
Archivos de base de datos de Access

Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.


1. Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.
2. Recuperar datos mediante una consulta.
3. Ver o introducir datos mediante un formulario.
4. Visualizar o imprimir datos mediante un informe.

Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de datos.
NOTA Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos.
Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.


1. La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes.
2. La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos.
3. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.
Consultas

Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que especifique, incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o personalizados con los datos.


1. La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.
2. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.
3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres.
Formularios

Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.


1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.
2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.
3. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.
Informes

Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.


1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales.
2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.
3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.

Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo para saber cómo utilizar las herramientas integradas para explorar una base de datos de Access concreta.


Una de las mejores formas de conocer una base de datos concreta es utilizar el Documentador de base de datos para crear un informe con información detallada de los objetos de la base de datos. Primero tiene que elegir qué objetos se describirán en el informe. Cuando ejecute el Documentador de base de datos, su informe contendrá todos los datos sobre los objetos de la base de datos que haya elegido.
Abra la base de datos que desee documentar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Documentador de base de datos.
En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo de objeto de base de datos que desea documentar. Para crear un informe sobre todos los objetos de una base de datos, haga clic en la ficha Todos los tipos de objetos.
Seleccione uno o más objetos de los que se enumeran en la ficha. Para seleccionar todos los objetos de una ficha, haga clic en Seleccionar todo.
Haga clic en Aceptar.

El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados para cada objeto seleccionado y, a continuación, abre el informe en Vista preliminar. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en un formulario de entrada de datos, el informe creado por el Documentador enumera las propiedades del formulario como un todo, las propiedades de cada una de las secciones del formulario y las propiedades de todos los botones, etiquetas, cuadros de texto y otros controles del formulario, además de todos los módulos de código y permisos de usuario que estén asociados con el formulario.
Para imprimir el informe, en la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.

Explorar una tabla en la vista Diseño

Abrir una tabla en la vista Diseño le ofrece una visualización detallada de la estructura de la tabla. Por ejemplo, puede encontrar la configuración del tipo de datos para cada campo, encontrar las máscaras de entrada o ver si la tabla utiliza campos de búsqueda, es decir, campos que utilizan consultas para extraer datos de otras tablas. Esta información es útil porque los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden afectar a su capacidad para encontrar datos y ejecutar consultas de actualización. Por ejemplo, supongamos que desea utilizar una consulta de actualización para actualizar campos concretos de una tabla copiando datos en campos similares desde otra tabla. La consulta no se ejecutará si los tipos de datos de cada uno de los campos de las tablas de origen y destino no coinciden.
Abra la base de datos que desee analizar.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee explorar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o en el menú contextual.
Cuando sea necesario, observe el nombre de cada campo de tabla y el tipo de datos asignados a cada campo.

El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y el tipo de datos que los usuarios pueden introducir en un campo. Por ejemplo, los usuarios pueden estar limitados a 20 caracteres en un campo de texto y no pueden introducir datos de texto en un campo establecido en el tipo de datos Número.
Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda de la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, bajo Propiedades de campo.

Los campos de búsqueda muestran un conjunto de valores (uno o más campos, como nombre y apellidos), pero normalmente almacenan un conjunto diferente de valores (un campo, como un Id. numérico). Por ejemplo, un campo de búsqueda puede almacenar el número de Id. de un empleado (valor almacenado), pero muestra el nombre del empleado (valor mostrado). Cuando utilice un campo de búsqueda en expresiones o en operaciones de buscar y reemplazar, utilice el valor almacenado, no el valor mostrado. Familiarizarse con los valores almacenados y mostrados de un campo de búsqueda es la mejor forma de asegurarse de que una expresión o una operación de buscar y reemplazar que utiliza el campo de búsqueda funciona de la manera esperada.

La siguiente ilustración muestra un campo de búsqueda típico. Recuerde que la configuración que ve en la propiedad Origen de la fila del campo variará.



El campo de búsqueda que se muestra aquí utiliza una consulta para recuperar datos de otra tabla. También puede ver otro tipo de campo de búsqueda, denominado lista de valores, que utiliza una lista de opciones que no se pueden modificar. Esta ilustración muestra una lista de valores típicos.



De manera predeterminada, las listas de valores utilizan el tipo de datos Texto.

La mejor forma de encontrar listas de búsqueda y valores es mostrar la ficha Búsqueda y, a continuación, hacer clic en las entradas de la columna Tipo de datos para cada campo de la tabla. Para obtener más información sobre la creación de campos de búsqueda y listas de valores, utilice los vínculos de la sección Vea también.


Ver las relaciones entre tablas

Para ver una representación gráfica de las tablas de una base de datos, los campos de cada tabla y las relaciones entre esas tablas, utilice la ficha del objeto Relaciones. La ficha del objeto Relaciones proporciona una imagen general de la tabla y la estructura de relaciones de una base de datos, información crucial cuando necesite crear o cambiar las relaciones entre tablas.

NOTA También puede utilizar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o eliminar relaciones.
Abra la base de datos que desee analizar.
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones..

Aparecerá la ficha del objeto Relaciones y le mostrará las relaciones entre todas las tablas de la base de datos abierta.



Para obtener más información sobre relaciones de tablas, utilice los vínculos de la sección Vea también.

Ver cómo los objetos utilizan otros objetos

El panel Dependencias del objeto ilustra cómo los objetos de la base de datos, como tablas, formularios, consultas e informes interactúan con otros objetos o dependen de otros objetos.

Puede utilizar el panel Dependencias del objeto para evitar eliminar accidentalmente orígenes de registros. Por ejemplo, supongamos que tiene una consulta Pedidos trimestrales en una base de datos Ventas y que ya no necesita la consulta. Antes de eliminar la consulta, debe averiguar si los demás objetos de la base de datos, como un formulario o un informe, utilizan la consulta como origen de datos. Puede modificar los objetos dependientes para quitar las referencias a la consulta o puede eliminar los objetos dependientes junto con la consulta. Ver una lista completa de los objetos dependientes puede ayudarle a ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de comprobar manualmente las propiedades de los objetos y reducir al mínimo los errores al encontrar detalles que una auditoría manual podría pasar por alto.

Cuando desee cambiar el diseño de un objeto de una base de datos, el panel Dependencias del objeto también puede serle útil al mostrar cómo otros objetos se verán afectados por el cambio de diseño. Debe utilizar el panelDependencias del objeto para planear cambios de diseño importantes.
Utilizar el panel Dependencias del objeto
Abra la base de datos que desee investigar.
En el Panel de exploración, seleccione o abra una tabla, formulario, informe o consulta.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Dependencias del objeto.
Si la aplicación se lo pide, haga clic en Aceptar para actualizar la información de dependencias.

Aparecerá el panel Dependencias del objeto.


Para ver una lista de los objetos que utilizan el objeto que seleccionó en el paso 2, haga clic en Objetos que dependen de mí en la parte superior del panel. Para ver una lista de los objetos que utiliza el objeto seleccionado, haga clic en Objetos de los que dependo.
Para ver la información de dependencia de un objeto, haga clic en el icono de expansión (+) junto al objeto. Access muestra hasta cuatro niveles de dependencias para un objeto.

Recuerde lo siguiente al utilizar el panel Dependencias del objeto:
La información de dependencia está disponible sólo si tiene permisos para abrir un objeto en la vista Diseño.
El panel no muestra información de macros y módulos de código.
El panel sólo funciona para tablas, formularios, informes y consultas, a excepción de los siguientes tipos de consultas:
Consultas de acción: consultas que insertan, actualizan o eliminan datos
Consultas específicas de SQL, incluidas las consultas de unión, consultas de definición de datos y consultas de paso a través Subconsultas

Cuando Access detecta consultas anidadas, sólo se genera información de dependencia para la consulta más exterior. Esta regla también se aplica a las tablas y consultas de origen de la hoja secundaria de datos de una consulta y a los campos de búsqueda.
Access genera información de dependencia buscando las asignaciones de nombres que mantiene la función Autocorrección de nombres: función que corrige automáticamente los efectos secundarios comunes que se producen cuando se cambia el nombre de formularios, informes, tablas, consultas, campos o controles en formularios e informes. Si la opción Registrar información de Autocorrección de nombres está desactivada, se le pedirá que la active antes de poder ver la información de dependencia.

Base de Datos

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Tipos de base de datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfaga.

Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Bases de datos bibliográficas

Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.

Las bases de datos de rutas metabólicas.

Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas-

Bases de datos clínicas.

Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost.

Sistemas manejadores de bases de datos 

Los sistemas manejadores de bases de datos conocidos también como bases de datos 

electrónicas, se usan ampliamente  para: ORGANIZAR Y MANIPULAR GRANDES 

VOLUMENES DE DATOS DE LAS EMPRESAS.  

Un sistema manejador de base de datos no es más que UN SISTEMA COMPUTARIZADO 

PARA LLEVAR REGISTROS.  

Algunas de las facilidades que proporciona el sistema a los usuarios son:  

• Agregar Nuevos Archivos a la Base de Datos.  

• Agregar Nuevos Registros a los Archivos existentes.  

• Recuperación de Datos.  

• Actualización de Datos.  

• Borrar registros.  

• Borrar Archivos.  

• Proporcionar los mecanismos para el control del acceso concurrente a los datos.  

Una base de datos es una colección de información útil organizada en una manera 

específica. Por ejemplo para llevar el control de los teléfonos de personas podría ser útil 

una base de datos que constará de los datos de la tabla.  

Nombre   Teléfono

Vargas Rubén 18-20-67 

Díaz Raúl  13-67-90 

Ruiz Pedro  12-89-90 

Martínez Raúl 12-54-46 

Tipos de datos en una base de datos 

Los datos pueden ser divididos en dos grandes categorías:  

• ALFANUMERICA  

• NUMERICA  

Los datos alfanuméricos consisten de caracteres alfabéticos (A - Z, ó a - z), caracteres 

numéricos (0 - 9) y de algunos símbolos especiales como # $ %. Por ejemplo, el número de 

serie de un televisor: RTA-XA100  

Los datos numéricos están compuestos por los dígitos del 0 al 9, punto decimal y signo. Por 

ejemplo, el sueldo de un empleado: 1000000.00  

Adicionalmente a estos tipos existen otros tipos que son utilizados como:  

• LOGICO  

• FECHA  

• MEMO  

• GENERAL (Puede contener objetos audio, vídeo, imágenes,...)  

 Enfoques para bases de datos 

Existen 3 enfoques principales para el manejo de BASES DE DATOS:  

• ENFOQUE RELACIONAL  

• ENFOQUE JERARQUICO  

• ENFOQUE DE REDES  

Enfoque Relacional 

El enfoque relacional ''ve'' a los datos como un conjunto de  TABLAS  (ARCHIVOS). 

Donde cada tabla consta de un conjunto de  RENGLONES  (REGISTROS) y cada 

RENGLON constando de un conjunto de  COLUMNAS  (CAMPOS). La  RELACION

entre las TABLAS (ARCHIVOS) se establece solo por nombres de atributos comunes.  

Componentes de un Sistema de Base de Datos 

Involucra los siguientes componentes:  

+Datos +Hardware +Software +Usuarios  

 Datos 

Los datos dentro de una base de datos están integrados y son compartidos:  

INTEGRADOS: Puesto que la base de datos es la unificación de varios archivos con 

redundancia parcial o totalmente eliminada.  

COMPARTIDOS: Esto implica que los datos pueden ser accesados concurrentemente por 

diferentes usuarios.  ACCESS. Maestría en Ingeniería Industrial.

 Marco Antonio Cruz Chávez. mcruz@uaem.mx

 Hardware 

Consiste básicamente de unidades de almacenamiento secundario, principalmente discos 

duros, discos compactos, cintas magnéticas etc.  

 Software 

Entre la base de datos física y los usuarios existe una capa de Software denominada 

SISTEMA MANEJADOR DE BASE DE DATOS (SMBD ó DBMS).  

Todos los requerimientos de acceso a la base de datos son manejados por el SMBD.  

 Usuarios 

Hay 3 tipos de Usuarios:  

• Programador de Aplicaciones. Se encarga de escribir programas para el manejo de 

la Base de Datos, Usando un lenguaje de alto nivel.  

• Usuario Final. Es el que utiliza un lenguaje de comandos y/o Programas de 

aplicación.  

• Administrador de la base de datos. Es el responsable de definir políticas de acceso a 

la Base de Datos.  

 Ventajas de Utilizar una Base de Datos 

• Información compacta. No se necesitan voluminosos archivos de papel.  

• Velocidad. La velocidad de operación es mayor a la que se tiene con un sistema 

manual.  

• Menos cansado. Al manipular información más organizada.  

• Actualización. La información se puede mantener más fácilmente actualizada.  

• Un control centralizado. Se reduce la redundancia. Se evita la inconsistencia. Los 

datos pueden ser compartidos. Se tiene el control del acceso. La integridad puede 

ser mantenida.  

 Inconsistencia 

Cuando dos instancias del mismo elemento no tienen valores iguales. Por ejemplo, cuando 

hay dos registros para el alumno con matricula 331540 (en diferentes archivos), los 

atributos iguales deben tener los mismos valores.  

 Falta de Integridad 

Se da la falta de integridad cuando una instancia de un elemento tiene valores raros. Por 

ejemplo, que el número de horas trabajadas a la semana por un empleado sea de 400.  ACCESS. Maestría en Ingeniería Industrial.

 Marco Antonio Cruz Chávez. mcruz@uaem.mx

 Conceptos Adicionales 

 Campo Almacenado 

Es la unidad de datos más pequeña que se encuentra almacenada.  

 Registro Almacenado 

Es una colección de campos almacenados que están relacionados.  

 Archivo Almacenado 

Es el conjunto de todas las ocurrencias de un registro almacenado.  

 Representación de Datos Numéricos 

Se pueden almacenar como:  

+Un String de Caracteres. +Un Decimal Empacado. +En Binario.  

 Representación de Datos Carácter 

Se Pueden almacenar en ASCII, EBCDIC, etc.  

 Manejo de Objetos 

Se pueden manejar como campos objeto que pueden ser Gráficas, Sonido, Hojas de 

Calculo, Textos, etc.